檔案典藏實務探討-以臺灣金屬礦業股份有限公司為例 (二)

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2015/01/27

檔案典藏實務探討-以臺灣金屬礦業股份有限公司為例

【撰文● 國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所博士生 陳淑美● 國立故宮博物院登錄保存處副處長 岩素芬】
臺金公司檔案分類表於101年底完成,102年開始進行編排描述作業,截至103年4月已完成5,600餘案,推估完成比例約為60%,現仍持續作業中,預定103年底完成所有檔案案卷層級編目作業,方便民眾查詢用應用;就已完成內容描述檔案觀之,各類檔案收錄內容重點摘述於后。
 
臺金公司檔案分成總類、企劃類、工礦類、業務類、人事類、會計財務類、事務類等7類,從中可知臺金公司辦理之常態事務和業務概況。總類的內容可分為廠商登記、出版編撰、文書、警務、安全、福利、保險、公共關係、會議等方面,包括公司內部負責人和主要業務變更時辦理登記作業、機密文書解降密、瞭解其他機關團體人事或聯絡方式異動之狀況、編製公司年報、公司圖記與首長印鑑管理、公司駐衛警管理、調派任與異動情形、處理刑事案件、辦理礦工健康檢查、辦理勞工安全衛生自動檢查計畫和礦場安全衛生週、參與各人民團體舉辦之活動、出借公司場地給地方機關團體、向公營事業爭取以優惠價格配售物資給公司員工、經營員工醫院、參加機關團體主辦之體育競賽與育樂活動、為公司職工和眷屬辦理保險及申請相關給付、為公司財產設備投保火災保險和產物保險、參與地方公益與社會救濟事業、祭祀開礦殉難員工、舉行公司內部會議等事務。
 
企劃類的內容包括研究發展、資料處理、品質管制、工程書刊、圖表礦樣借贈、管理現代化推行、節約能源、規劃、檢討、報告、統計調查等方面,如推銷產品、展開研究計畫、研擬年度管理革新項目工作計畫、派員赴公民營事業觀摩其經營管理之特色、辦理年度品管圈(品質管制)活動、研擬及實施各項年度計畫、節約油電、應機關團體和學校所請提供各式統計調查報表等事務。
 
工礦類的內容包含工礦法規、礦區、化驗、礦權、書刊圖表、品質管制、檢驗、廠務、探礦、採礦、加工、保修等方面,如瞭解各礦區礦源蘊藏狀況、申請開採新礦區、調整工作日和加班日、礦區運作狀況、公司各廠運作狀況、與外商公司合作探勘國內外礦源、開放金瓜石煤礦礦坑讓民眾承攬採選煤觔業務、維修廠區建築與管線、拆(建)廠區建築等業務。
 
業務類的內容涉及業務法規、業務書刊、報表資料、產品交換、市況調查、收購製造、站務、銷售、代煉、代製銅品、加工廠銅品、物料、儲運等項目,包括向地方政府申請開採土石、盤點材料設備和呆廢料、自銷或委由民間公司代銷產品、與其他公民營事業間之往來與服務、向國內外採購設備器材、讓售物料和廢品、與其他公司借用設備、出售呆廢料和閒置資料、向臺灣省礦務局申請配購炸藥、庫藏炸藥之數量配給與保存、炸藥管理人員之任免與異動等業務。
 
人事類檔案涵蓋人事法規、卸接任主管移交作業、職位分類、建教合作、出入境、證明文件、報表資料、建教合作、組織編制、進退遷調、卹賞獎懲、待遇、訓練服役、考勤假期、考試進修、員工關係等方面。內容包括研議職工出國申請、開立各式證明書給申請職工、為人事異動編製移交清冊、編製各式人事資料報表、遷調主管、聘用員工醫院醫師、僱用臨時工、接受員工辭職、辭退聘僱人員、發放退休人員春節慰問金、對因公傷殘(死亡)之員工加以補助(撫卹)、表揚久任員工、辦理在職訓練、對所屬廠礦為員工提出之病假申請加以研議、接受員工和駐公司保安警察申請讓其子女寄住臺北營運處之學生宿舍等事項。
 
會計財務類的檔案以公司的財務管理為主,範圍涵蓋會計法規、會計人事、財會報表資料、歲計、綜計、帳務、成本、出納、稅捐。內容包括公司會計人員管理、按期編製各項歲計相關報表並接受主管機關監督、公司年度預算管理、經費收入管理、研議職工借款申請、與會計師事務所和往來廠商等單位核對帳目、與金融機構往來、處理員工薪資所得稅和公司營利事業所得稅申報相關事宜、逢年過節借支薪資給員工以照顧生活等方面。
 
事務類的檔案著重在公司事務(庶務)管理方面,範圍涵蓋事務法規、臺北營運處事務、不動產管理、車輛、電話、供水、用電、庶務用品。內容包括向地政機關辦理土地登記、出租土地並收取租金(穀)、反制占用土地之民眾、分配宿舍給職工居住並負責修繕和收取租金事宜、為所屬單位更換所需服裝和用具等方面。
 
50年代至70年代,臺金公司除維持金瓜石當地的本業生產外,又於53年9月併得中國煤礦開發股份有限公司,取得旗下新竹地區煤礦之所有權,但至60年代再委由復興煤礦股份有限公司代為管理。70年代以前臺金公司採得之銅礦砂需藉由海運送往日本,請日本方面代煉後再送回公司;檔案中可以看到臺金公司逐批安排運輸銅礦砂赴日煉製的作業過程。
 
60年代中期,臺金公司開始推動50,000噸煉銅廠擴建工程計畫(禮樂煉銅廠),檔案中可以找到臺金公司從煉銅廠籌建到開始生產的管理情形。進入70年代後,臺金公司經營愈趨困難,最後只得走向結束。臺金公司內部成立結束委員會,並將所屬禮樂煉銅廠交由臺電公司銅業處代管,開始精簡組織。
75年2月13日,臺金公司總部發生火災,75年以前之檔案有許多因此受到損害。76年臺金公司停止對外營業,開始清理公司資產;其後的檔案內容即以辦理結束事宜為主要工作,直至80年3月底併入臺糖公司為止。
 
臺金公司與所在地臺北縣瑞芳鎮(現為新北市瑞芳區)金瓜石和水南洞地區之關係密切,無論參與地方公益與社會救濟事業、參與時雨中學辦學、地方機關設址、裝設路燈、道路修築維護、為機關和民眾接裝水電等事項,均有臺金公司的身影。甚至連里民大會決議想要裝設消防栓,都會想到要請臺金公司幫忙。透過檔案的分類、編目、描述等整理作業之進行,使臺金公司檔案豐富的內涵、歷史發展進程,得以逐一呈現。
 
三、 容具換裝與上架
容具是直接接觸檔案原件的第一層保護,選擇材質、尺寸等適合保存要求的容具才能讓檔案永續典藏。依照檔案保管作業規定,檔案上架應按檔號大小順序,小者在左,大者在右,由左至右,由上至上排列;至於置放方式,則視媒體型式及檔案保存狀況,選擇直立或水平置放,有關臺金公司檔案上架保管之相關建議,詳如後述章節內容。
 
四、 修護及複製儲存
  檔案修護可有效延長檔案原件保存壽命,複製儲存則是運用等同原件的複製品讓原件得以減少進出庫房、拿取使用所造成的耗損,同時兼顧檢調應用之需求;辦理檔案修護及複製儲存是保存維護的必要手段之一,能使檔案產生再生與活化之效,惟檔案具唯一性,修護之前應審慎評估,慎選修護材料與工法,謹守預防性、合適性、相似性及可逆性等四大原則,避免造成無法復原的危機;檔案進行複製前,應針對辦理複製之目的、儲存格式、媒體型式、複製品套數、優先順序等加以評估,儘量以一次性辦理為宜,避免增加原件耗損的風險。
 

肆、後續工作建議處置原則

臺金公司檔案數量龐大,目前仍在持續整理中,故僅能就檔案原件隨機開箱並進行初步檢視,俟檔案編目全數完成,建議後續取樣標準可參照Microsoft office軟體中Excel之數學與三角函數功能RAND(亂數),將已編目完成之檔案目錄清單,提取一定比例之案卷,進行檔案現況調查(註13),本文限於描述工作尚未完成,故以下僅就初步檢視結果予以說明。
101年檔案局曾委託國立臺南藝術大學進行「紙質類國家檔案修護策略之研究」,研究中針對國家檔案現況與材質調進調查分析。調查結果彙整出常見的檔案劣化現象或特殊狀況計有皺摺痕(Crease)、黃化(Yellowing)、脆化(Brittle)、孔洞(Holes)、撕裂痕(Tear)、褐斑(Foxing)、金屬鏽痕(Rust)、膠帶與貼紙(Tape and Stickers)、水漬與黴害(Tide lines and Mold damage)等,上述劣化現象比例最高者為黃化(95.24%)與皺摺痕(94.39%)(註14)。經初步檢視後發現,臺金公司檔案的劣化亦不超出上述樣態,後續即依照檔案形制分別提出收存建議。
 
一、檔案保存
由狀況檢視可推知過去檔案保存環境不足之處,如紙面可見火燒、水漬痕跡,即可判斷當年庫房安全防護之環境及相關設施恐不理想;此外,亦可從劣化損傷情形研判屬自然或人為造成等因素,檔案局接管之臺金公司檔案產生起迄年代為民國前1年(1911)至94年(2005),早年日據時期遺留下來的檔案數量並不多,從檔案內容得知,該公司廠房、礦坑、辦公室等處經常受到颱風肆虐及祝融吞噬,檔案文件流失嚴重,殘留下來的檔案依然可以發現火燒或水損的痕跡(參見圖5、6)。
圖5 遭火燒及水損之檔案樣貌 資料來源:作者拍攝
 
圖6 遭火灼燒之檔案樣貌 資料來源:作者拍攝
 
  臺金公司檔案中,圖捲、工程圖等資料數量頗多,大多為礦脈探勘、地形勘察、建物平面圖等資料,該公司對檔案的保存作為從現況看不出有無一致性的處置原則,如有些探勘圖摺疊成公文紙尺寸大小併入公文隨文成卷保管(圖7),有些工程圖則以捲軸方式收存(圖8),有些可能為了節省空間或收存之便,更塞入尺寸不符的紙箱中擠壓而造成折損;後續整理時應考量和公文檔案分別置放之可行性,以攤平入櫃或置入捲筒之方式另存。公文紙面或圖面上如有膠帶黏著者,應優先揭除(圖9),容具尺寸不符者亦應即早更換。
圖7 隨文入箱之工程圖    資料來源:作者拍攝
 
圖8 以捲軸方式保存之工程圖 資料來源:作者拍攝
 
圖9 頁面有膠帶附著之檔案 資料來源:作者拍攝
 
有關檔案保管原則,綜合建議如下:
(一) 整體建議:因檔案以一般公務文書為主,數量龐大,多為A4、B4、A3等固定尺寸,為利後續保存且兼顧管理效率,建議仍依照「機關檔案保管作業要點」及「國家檔案管理作業手冊」規定,以棉線裝訂後直立上架存放為原則。
(二) 其他建議:劣化嚴重之檔案,建議用托裱方式修護;為利後續應用且減少原件進出庫房,可進行數位化等複製作業;不適合與公文書合併裝訂之附件(如照片、工程圖、獎狀等),建議另行存放,原件與另存之附件均應標記檔號、附件媒體形式、數量、存放位置等對應資訊,俾利管理。
 
二、環境控制
「機關檔案保管作業要點」規定,檔案之保存,應依不同媒體型式採取防光、防熱、防潮、防蟲菌、防磁、防刮及防盜等必要之防護措施(註15)。臺金公司現存檔案以業務需求及職工相關行政作業為主,多為公文、會計憑證、照片、工程圖、職員證、獎狀等紙質類資料,因此存放環境建議應符合「檔案庫房設施基準」所訂國家檔案保存環境要求,即以紙質類檔案所需溫濕度(溫度21±1°C;相對濕度45±5%)進行恆溫恆濕控制;庫房內設置無紫外線及散熱良好之照明設備且照度控制在80~240勒克斯(Lux)之間;檔案架、檔案櫃等設備應具備防火、防潮、防蝕及耐震效果;庫房大門及分間牆具1小時以上防火時效;裝置消防、防盜及通訊系統,以維檔案保存之安全(註16)。
 
三、 檔案容具選擇及上架存放
(一) 公文檔案:建議依國家檔案保管現行規定,將散落檔案裝訂成冊,並置入無酸材質之檔案盒、夾、箱等容具,直立存放。如有使用金屬彈力夾分卷者,可將彈力夾移除後裝訂成冊,如需使用釘書針,宜選擇不銹鋼材質或是自製傳統中式無酸紙釘。
(二) 大尺寸檔案:如地圖、工程圖、礦脈圖等大尺寸檔案,因尺寸特殊、規格不一、且材質多已脆弱,建議可以攤平入櫃、置入捲筒等方式保存(註17):
1. 攤平入櫃:把檔案平放在適當的保護盒、專用抽屜、或是專用的檔案架上,以水平置放來保存(圖10);每張圖紙之間可加放無酸紙區隔,若工程圖為藍曬紙則以中性紙較為洽當。
 
圖10 大尺寸檔案攤平入櫃置放 資料來源:作者拍攝 
 
2. 置入捲筒:若檔案尺寸超過檔案架(櫃)的規格,可考慮將檔案捲好放入卷筒,以平放方式放在架(櫃)上(圖11),檔案收捲時應注意捲筒寬度勿過小,以免捲軸過細造成纖維折痕;收捲好的捲筒儘量不要垂直放置(除非檔案捲軸裏有木棍支撐),以免檔案日久變形(註18)。
圖11 大尺寸檔案置放捲筒置放    資料來源:作者拍攝
 
(三) 照片:將照片放進無酸紙袋,或是以無酸紙分隔,然後再放入無酸紙盒中收存。
(四) 職員證件:有些證件已被護貝,雖然這些護貝膠膜日後可能老化損壞,然一旦經護貝處理證件就無法可逆性復原,因此僅能依現狀保存收納好。
(五) 獎狀:裝框者研判當時可能是以夾板裝框,因夾板會長期釋放甲醛,因此必須將夾板取下,與夾板分開後之獎狀再以無酸紙隔襯放入無酸紙夾或無酸紙盒中收存。
(六) 會計報表:處理方式可比照一般公文形式,惟其大小可能和一般公文不同, 裝訂成冊之後的保護盒必須選購或依其大小製作,以免放入太小的空間,使檔案受到擠壓而變形或破損。
以上檔案以裝訂或放入無酸紙夾、保護盒或是直接放入收藏櫃中再搭配環境的維護,皆能對檔案發揮保護作用。
 
四、取用持拿運送原則
因應檔案日後展覽、閱讀等方面之使用,相關使用者或管理人員的持拿、運送方法如有不當,也是造成檔案損壞的人為風險,尤其當檔案結構性已降低時,例如檔案已經脆化、皺褶或撕裂造成破損,或是黴爛、蟲蛀孔洞等,在未修護前,若未能輔以無酸及裝置尺寸合宜之保護性容具安置,則損壞速度勢必加劇,建議以容具裝載,並以為持拿運送的單元,盡量減少與手的接觸;搬運時以推車等工具運送,避免直接以手持拿脆弱處、不戴手套持拿、或一次堆疊多卷、多件持拿與運送等錯誤發生;關於檔案持拿運送原則,許多國家都有建議規範,如加拿大檔案學會(Canadian Council of Archives, 簡稱 CCA)出版的檔案工作指南(Directory of Archives)(註19)、大英圖書館保存諮詢中心(The Preservation Advisory Centre, British Library)的基本保存注意事項(註20)等,均可參照之。
 
五、修護與數位化
  檔案修護與複製儲存都是檔案保存的必要作為,修護可以減緩檔案劣化的程度,讓檔案得以繼續保存,對於材質已脆弱的檔案,應減少原件的取用,建議可透過複製手段,提供複製品以解決應用、展覽的需求。臺金公司檔案年代久遠,原保管環境不佳,造成檔案髒污、粉化、劣化嚴重,復以發生多次颱風、火災等天然災害,檔案移轉時已呈現殘缺破損、黏著、粉化等現象,就保存的角度而言,已不適合將原件直接提供應用,唯有排定優先順序,即早進行檔案修護與複製,才能延長檔案原件的保存壽命,且兼顧內外部使用者檢調、應用、研究之需。惟因檔案移轉前皆未整理,檔案局每年均投入大量人力、經費持續進行整理工作,預計在103年底將檔案編目描述的工作全數完成(嚴重破損不堪翻閱者需先進行修護,暫不列入),配合年底行政院新莊聯合辦公大樓的國家檔案庫房落成啟用,依檔號順序將檔案上架保存,後續再持續進行修護與數位化作業。
 

伍、結論與建議

以紙質為主的檔案因紙質本身脆弱易損的的特性,又檔案的數量較鉅,在保存上有其困難度、挑戰性高,尤其面對具文化價值高且法定需永久保存之國家檔案,保存維護的工作難度相對更高。雖然檔案數位化已是近年來各國檔案保存的趨勢,是讓檔案重生的一次機會,但是數位掃描後的檔案不免也被物質化,成為另一種型式的有形文化資產,必須面臨另一種材質、型式保存挑戰的宿命。無論何種材質、型式的文化資產保存,都無法脫離環境因素與人為因素的考驗,儘管機關必要時還是會因業務需求進行檔案的修護處理,惟保存是永續經營的工作,大多數的檔案還是可透過如本文前述的檔案保存四部曲執行檔案的整理保護工作,讓檔案豐富的內涵與訊息源遠流長。[Part 1]
 
 

註 釋:

註 1:文化資產局全球資訊網,<臺灣世界遺產潛力點>。〈http://www.boch.gov.tw/boch/frontsite/worldheritage/dispatch.do?def=frontsite.worldheritage.tw_potential_index&menuId=1901〉(30 Jul. 2013).
註 2:同上註。
註 3:維基百科,〈金瓜石〉。〈http://zh.wikipedia.org/wiki/%E9%87%91%E7%93%9C%E7%9F%B3〉(24 Jun.103).
註 4:同上註。
註 5:李東明,〈水金九礦業遺址世界遺產準備研究〉,《2014國際文化資產日研討會》會議手冊(民103年5月):185。
註 6:新北市立黃金博物館全球資訊網,〈水金九資源〉。〈http://www.gep.ntpc.gov.tw/ 〉(24 Jun.103).
註 7:歷史文化學習網,〈金瓜石礦區的發展〉。〈http://www.tmps.hc.edu.tw/school/culture/95-96culture-1/history/smenu_photomenu_smenuid_1431.html〉(24 Jun.103).;同上註。
註 8:同註1。
註 9:同註2。
註10:同註5。
註11:同註6。
註12:同註7。
註13:蔡斐文、岩素芬,<紙質類國家檔案修護策略之研究>,《檔案管理局委託研究》(臺北:檔案管理局,民100),頁36-42。
註14:同上註。
註15:檔案管理局編,《檔案法令彙編》,(臺北:編者,民99),頁75-77。
註16:同上註,頁91-95。
註17:"Preservation,"Library and Archives Canada, 〈http://www.bac-lac.gc.ca/eng/about-us/preservation/Pages/preservation.aspx 〉( 9 Jun, 2014).
註18:"the storage of architectural plans and other oversize materials-b," Industry Cortex, 〈http://www.industrycortex.com/products/profile/253681757/ 〉(9 Jun, 2014).
 
註19:Canadian Council of Archives, Basic Conservation of Archival Materials: Revised Edition, 2003 (Canada: Candian Council of Archives, 2003), Chapter 4-Care.
註20:Alison Walker, Basic Preservation (England: Preservation Advisory Centre, 2006), 1-14. 
 
 

延伸閱讀