建立面面兼顧的數位圖書館的小技巧

2015/05/12

【撰文●台灣國際資訊整合聯盟協會‧李紹迪】
“如果圖書館中的資源及服務是造就一座數位圖書館的磚頭,那麼SFX就是將這些磚頭砌合起來的水泥。”--加州技術學院圖資技術所長Eric F. Van de Velde博士
 
在目前圖書館資源越來越往數位化發展,每年花費在數位資源的預算急速飛漲的現在,逐漸的,很多圖書館已經意識到充分利用數位資源的"連結"特性,讓讀者不需像過去只能單點獲得資源,而是透過智慧連結系統如SFX的穿針引線,讓我們的數位資源可以做到面面涵蓋。
 
而為了讓讀者確實的可以使用館內訂購的資源,館員們從過去到現在每年都很辛苦在做這些資料的維護,以下就讓我們介紹一些小技巧,讓資源維護可以變得輕鬆又快速,讀者也可以迅速地發現自己所需的資源。。
 
 
1. 遍地開花
 
圖書館的資源其實非常的多,但是明明已經購買的資源,讀者卻不知道使用的管道。
 
由於SFX是一個符合Open URL國際標準機制的系統,所以只要各家出版社或平台介面可以支援,基本上都可以把SFX設定在系統內,譬如Google Scholar、Proquest等等。我們無法去掌控讀者會從何處來使用圖書館資源,那我們就把圖書館放到讀者會去的所有地方!
 
因此除了初次導入系統時的設定之外,館員可以每年針對新進的資源平台,邀請這些新進資源平台廠商確認是否可設定SFX,讓平台可以釋出基本的書目資料,如doi,或是ISSN、卷期頁數等,務必讓讀者可以不限平台,都可以透過SFX連結回圖書館的資源服務。
 
2. 先來後到
 
由於現在很多數位資源都以成套採購方式進行,常常都有部分期刊有延遲出版的規定,讀者常常點到那個資源後才發現原來無法使用現刊,造成讀者在使用上的不便及抱怨。
 
館員常常很委屈,明明在系統上都標示了使用年代,但是大部分讀者其實是不大去注意的,大部分的讀者會很直覺的點選第一個連結進去,然後才發現無法獲取想要的資源,因而對圖書館有所誤解。
 
所以在SFX中,可以利用人為排序的設定,幫助館員把那些以現刊為主的資源可以優先呈現給讀者看,把那些有比較久的年代、但是會有延遲出版、無法提供現刊的資源往後排序,讓讀者可以在獲取資源時,可以優先以有現刊的資源為優先,既可以避免讀者的誤解,也可以讓出版社所提供的更多優異服務可以呈現給讀者使用。
 
3. 從統計觀察讀者使用行為
 
在SFX中對於讀者使用行為有非常縝密的紀錄,提供多達20種的統計報告供館員使用。不但可以因此驗證系所推薦資源是否真有其使用需求,也可以因此剃除不再適用的已購資源,可以做為館藏發展時的重要量化參考依據。
 
圖書館可以透過SFX統計知道讀者在A平台最需要的全文資源是那些期刊,也可以統計出圖書館這一年採購下來從來沒被使用過的期刊。甚至可以跨過平台的侷限,找出圖書館中最受歡迎、使用次數最多的的資源以及服務。從讀者在A平台點選SF圖示開始,一路詳細記錄讀者點選使用的點點滴滴,一直到讀者透過SFX獲得所需資源為止。
 
而這種對使用紀錄的分析,更讓SFX可以以此發展出一套以使用者為中心的推薦系統-bX,為全球2千多個單位所使用,讓讀者可以透過這樣全球化的分析,找到和自己研究領域相切合的文獻資源。
 
4. 確實更新有方法
 
說到更新,是館員們花最多時間的部分,其實透過SFX來作期刊資源更新時,有些工具是可以使用的。
 
a. 套裝資源全球更新,打勾就好
 
屬於全球性的套裝資源,譬如EBSCO、ProQuest、JSTOR等平台,銷售全球各地的期刊和收錄年代都是一樣的,這部分已經由SFX原廠和這些平台商議確認,會由這些平台定期將異動的期刊和收錄範圍同步更新到SFX知識庫中,而SFX每周的知識庫更新就會一併把將這些原廠提供的異動諮詢更新到每一個SFX用戶的系統上,所以館員在這類資料庫的維護上,基本上可以舒緩一口氣。
 
甚至這些訂購資源清單因為都在知識庫中,SFX也貼心地準備了小工具讓館員可以直接選擇想要比較的套裝產品,做期刊資源與收錄範圍的比較,以做為來年館藏維持或異動的參考。
 
b. 檢視所有訂購資源
 
想要知道圖書館在那些平台上訂購了多少資源呢,可以輕鬆的利用SFX的匯出功能來檢視。甚至想要知道重複訂購了哪些資源,也可以透過Collection Tool這個工具來執行,去除重複訂購的資源,配合統計資料的提供,引進讀者真正有需求的資源,讓館藏提供可以貼近讀者的需求。
 
而每年館員可在更新之前,先將今年新增異動清單匯入SFX的Collection Tool系統,找出已取消訂購資源的所屬連結目標,直接將該資源關閉;同時,發現新進資源的所屬連結目標,將其打開,原先訂購資源沒有異動的,就無需另外更新,可以大幅降低花費在更新維護上的時間。
 
c. 推薦資源篩選簡單化
 
大部分的學術圖書館館員還會面對的就是系所的推薦清單,有些館員只能直接買單採購,但是或許那些資源早就在OA資源中已經收錄而未即時發現;或者無法立即查出所屬出版社等資料,花在這些資源的採訪工作時間非常冗長。
 
SFX中的Collection Tool讓館員可以把目前推薦的期刊清單上傳,透過系統的比對,馬上將比對結果遞送給館員,不但可以透過結果發現推薦資源是否已在圖書館訂購資源中,或是已有OA資源提供相關全文資料,甚或其隸屬的出版社或使用平台也可以一目了然,減少館員的作業時間,也可以在資源訂購上訂定有效的預算計畫。
 
 
做為一個系統來說,如何可以讓館員更容易利用、更容易做出決策,讓讀者在使用上更加便利,則是作為一個系統的義務。如果說SFX是水泥,將數位資源與服務這些磚頭砌合起來,那麼砌合這些資源的是館員,圖書館員就是數位圖書館中的建築師,磚頭要怎麼疊放、要如何塑造出數位圖書館這棟建築的外觀,這都取決於館員的巧思與努力。

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