細心!耐心!溝通!臺大圖書館邱婉容組長分享圖書館採購的眉角

2016/03/15

細心!耐心!溝通!臺大圖書館邱婉容組長分享圖書館採購的眉角
世新大學「圖書館經營的眉角」研討會系列報導三
 
【撰文●台灣國際資訊整合聯盟協會‧李紹迪】
 
在圖書館的採購經費日漸捉襟見肘的現在,如何在有效的經費中採購最多的書刊,考驗著館員的智慧。台灣大學圖書館作為全國最高學府的圖書館,擁有令人稱羨的龐大書刊資源,因此臺大圖書館如何有效運用書刊採購經費,也讓人非常好奇。因此在世新大學「圖書館經營的眉角」研討會中,特地邀請到臺大圖書館館藏徵集組邱婉容組長來跟大家分享談到採購的眉角。邱組長特別指出細心、耐心與溝通,在整個採購中扮演著重要的角色。
 
 
圖書館在資源採購扮演的角色
 
一般圖書館與學校採購組的分工有兩種,一種是全部由採購組囊括所有採購工作,一種是採購組將書刊採購分出來讓圖書館執行。以臺大為例,是以前者的方式進行,採購組負責學校所有的採購作業,圖書館作為使用單位提出需求。
 
因此圖書館每年也需要根據採購法修訂相關採購合約,但因書刊採購有時候和現有採購法規定或有衝突的狀態,此時館員就必須肩負起和採購組了解、溝通與協調的工作。但是終極的目標,仍是要在合於採購法及相關法規下,在有限的經費內有效運用經費、有效率的採購,即時買到讀者需要的資源
 
因此,組長特別分析,採購館員的特質需要有細心、有耐心、善於溝通。特別是碰到價格和廠商文件規格事宜,一定要細心;也需要耐心和採購和主計單位、院系所等各單位作良好有效的溝通。
 
 
集大眾之力,執行有效採購
 
為了在有限經費中採購最多的書刊,邱組長特別和大家分享目前臺大圖書館的採購策略:
 
1. 參加聯盟採購,強勢抑制不合理漲幅
 
以CONCERT為例,屬於由科資中心聯合議價,各校依據需求採購的模式。對於台灣學術單位提供非常好的聯盟議價服務,歷年來的績效卓越,譬如2016年有81%的資料庫,漲幅控制在3%之內;同時利用問卷針對漲幅不是很合理的資源,徵詢會員館意見做為是否續談的條件。
 
而TAEBDC和數位論文則屬於共構共享的聯盟,在8年的執行時間中,總共買進12萬多冊的電子書,換算相等於3百多個書架,不但可以擴充各館資源,也同時節省非常多的館藏空間。
 
邱組長同時分享在TAEBDC聯盟採購中,認為圖書館在面對不合理的漲幅時,必須有必要強勢處理,讓成員館了解出版社漲幅始末,以聯盟力量抑制漲幅的不合理。但也承認,這個作法因圖書為非連續性刊物,比較容易操作;期刊則相對困難;但也提出希望期刊將會是下一步的執行重點。
 
 
2. 外文圖書共同供應契約節省作業時間
 
因為外文圖書的需求,因此製作共同供應契約以方便圖書館採購的作業,可以加快採購的程序,節省館員時間,而廠商比較願意提供優惠的價格
 
 
3. 期刊查價,了解合理的價格
 
為了瞭解期刊合理價格,因此臺大圖書館會查詢紙本刊,以參考電子期刊的合理價格,避免廠商不合理的報價。
 
 
4. 整併購案,雞蛋要放在不同的籃子裡
 
整併購案時,會依據地區別、出版社別、出版社套裝或平台來執行採購,但是要注意的是,不要把蛋放在同一個籃子裡。採購標案的大小不是重點,而是如何有效的使用經費。
 
 
5. 訂定多年期合約,但必須要有逃生條款
 
和廠商訂定多年期合約的優點是價格穩定、可降低總價、固定優惠漲幅、簡化談判作業,但是要注意必須要有逃生條款,圖書館需要有可終止合約的權利。
 
6. 外購,考量稅金與服務費
 
部分資源因為稅金的關係,可以請代理商代為採購,可以節省部分經費,但仍要注意服務費的收取是否合理。
 
 
訂購不是資源取用的唯一方式
 
除了訂購之外,邱組長也提供了一些方式,作為取代訂購的方案參考:
1. 紙本改訂電子版,需要有永久使用權
2.利用使用統計,宣導跨院合併訂購,由學科館員協調,落實使用者付費
3.若經費實在不足,館員提供最佳訂購方案供系所參考
4.館際合作
5.教授個人訂購
6.徵集公開取用電子資源,注意掠奪期刊
 
以上所有方案,仍舊需要和各相關單位的溝通!溝通!再溝通!才能完善執行。
 
資料來源:世新大學 2016「圖書館經營的眉角」研討會

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