文件管理的新五大趨勢 (5 trends are reshaping records management)

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2013/11/12

【編整●劉育君】
趨勢3 : 數位保存議題 – Digital preservation forces itself onto the governance agenda 
 
資訊科技媒體之於數位記錄,有著既能載舟,亦能覆舟的原理,不論是硬體或是軟體都能夠因為環境的變化而讓數位記錄無法順利閱讀。文件管理人員在考慮數位保存方式時需要考慮的議題包括:
組織針對數位資訊保存的認知是緩慢的。(Organizations are slowly waking up to digital preservation concerns).整合,轉換與採用新標準與新資訊科技是需要長期間且逐步進行的。但很現實的情形是緩慢的改變往往趕不及資訊科技的變化。 .
將企業舊應用軟體廢棄不用的決策與新內容保存議題息息相關(Decisions to retire older enterprise applications raise content preservation concerns). 雲端與軟體即服務(SaaS) 的應用已成為新興資訊技術專案的必然的技術與趨勢,但文件管理者同時應該考量將舊媒體記錄賦予新生命之後,才能考慮廢棄舊應用軟體。 
數位典藏的議題強調的不僅僅是使用者介面,更需要賦予內容新生命重新活化。資訊科技直接影響內容形式 (Format),而媒體內容形式之所以仍重要的原因在於形式會從五大構面影響數位保存生命週期。 1. Ingest Process 2. Access to content.3. Using & re-using. 4. Transferability & interoperability.5. Preservation planning.
 
趨勢4: 開放性標準與開放性來源改變源頭 – Open standards and open source change the sourcing landscape
 
採用開放性的標準可以協助強化保存、取用與互通需求。(Open standards help address preservation, accessibility and interoperability needs.) 文件管理專業人員所面臨到的難題是保存所涉及到的資訊標準眾多且需要透過內容管理整合性系統 (Content Management Interoperability Standard, CMIS) 進行整合管理,至於文件管理專業最可以發揮的描述資源的專長則是在系統層面外,記錄的描述品質與應用是圖書資訊專業人員可發揮專業的最主要且明顯的工作內容。另外一個需要思考的是,組織的資訊架構與長遠的發展規劃,是否適合採用開放性軟體。採用開放性軟體可以降低成本與提高系統擴充彈性,但組織內資訊人員的被賦予的要求標準就需要提高到可以了解產品系統架構並進一步彈性運用。在歐美,都陸續發展數位典藏開放管理系統,美國的記錄管理工具(Record management tools) 則將於2014 年對政府機構開放。
 
趨勢 5: 自動分類已轉變為可實現與達成的功能 – Auto-categorization becomes viable and approachable.
 
文件管理專業人員在分析好蒐集範圍時,如何利用系統科技進行自動判別紀錄的內容形式以便決定相對應的保存政策,這在目前資訊科技技術上已不是一件難事。透過自動分類的技術可以讓文件管理人員決定記錄處理的優先順序,如何利用有限的時間與經費,同時兼顧文件記錄的質與量,同時也利用分類技術決定文件的淘汰方式,並且文件管理專業人員也要掌握一個原則 [Big content is as important as big data and requires coherent governance]
 
 
資料來源:
1. 5 trends are reshaping records management. http://www.kmworld.com/Articles/Editorial/Features/5-trends-are-reshaping-records-management-92683.aspx 
2. Dobreva, Milena and Kim, Yunhyong and , JISC (Funder) (2009) Automatic metadata generation - use cases. File format metadata (definitive for preservation). Intrallect. .
 

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