【智慧校園】讓數位資源被更多人使用-以波士頓大學為例

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2020/05/14

【編譯:Andy/Vivi/Judy】

波士頓大學圖書館使用Alma來管理其數位館藏,因而提高了效率,簡化了工作流程,改變了組織架構並發展新的服務。副館長Jack Ammerman表示:“我們正在做本來很困難、用我們以前的系統所辦不到的事情。”

 

關於波士頓大學

波士頓大學,擁有來自15個國家的33,000名學生,是一所私立的城市研究型大學,擁有三所校園和多元化的國際學生族群。它有一個中央圖書館,設有六個分館,以及四個專門圖書館。館內由150名員工管理125萬種紙本館藏和將近200萬種的電子資源,。

需要“顛覆性改變”的波士頓大學

波士頓大學圖書館工作人員指出他們在處理數位資源的方式效率低下。他們需要使用自己開發的系統管理電子期刊,而學生和教職員的博碩士論文,和發表文獻則儲存在遠端管理的DSpace中。DSpace中的數位資源的描述性數據資料已經進行抄編,但未與Alma中原始紙本資源的數據同步。

同時,更複雜的情況是,為了教師指定課程而用於儲存數位圖像和音樂的硬體快要被淘汰了。此外,存放在館外的紙本圖書的取回成本仍然很高。波士頓大學發現有效地管理其豐富的數位館藏變得越來越複雜。

因此,圖書館員制定了一套策略更新技術和流程。主要目標之一是整合管理電子和數位化資源的系統。正如副館長Jack Ammerman所說:“我們想做一些顛覆性的改變”。

另一個目標是改變學生和教師使用圖書館資源的方式。這意味著創造更多獲取資源的互動式體驗。對於圖書館而言,這也意味著要使用可以提供自動統計分析資源使用情況的工具。

Alma:化繁為簡

鑑於使用Ex Libris Primo®探索解決方案的良好經驗,波士頓大學於2012年11月採用Alma作為其下一代資源管理系統。在短時間內,波士頓校區的圖書館轉向使用Alma管理他們的數位館藏,不但提高了效率、使工作流程順暢,也改變了圖書館的組織結構進而發展新的服務。在實際感受到Alma的優點後,倫敦校區也採用Alma並於2016年8月上線。

副館長Jack Ammerman表示:“Alma的開放性能滿足圖書館的需求”

目前,波士頓大學使用Alma來管理儲存在第三方系統與儲存在本地端的數位物件。對於Alma在混合的數位環境中統一管理物件的能力,帶來了以下三項至關重要的解決方案:

‧ 波士頓大學將所有課程的指定參考資源轉移到了Alma(主要是PDF格式的文檔,還包括圖像和音樂)。 現在已完全在Alma中管理並保存。這為大學建立新的工作流程,其中為保留的資源創建了簡短的書目記錄,然後,在資源被數位化後,將數位資源的顯示方式添加到管理系統中。

‧ 學生的論文和學位論文,以及大學教師發表的期刊文章目前保存在DSpace資料庫中。通過使用Alma,波士頓大學能夠將這些數位文件與其各自的數據內容進行比對,從而優化搜索能力並簡化了可取得性。此時,所有新論文都將通過電子方式提交,保存在DSpace資料庫中,並透過Alma進行分類和取得。

‧ 為了讓學生在取得實體資源有更佳的體驗,波士頓大學在Alma館藏中維護公共出版物的數位形式。該大學參與了Internet Archive和HathiTrust計劃,將這些實體資源轉換為數位化格式,這些計畫是為了保存來自世界各地圖書館的數百萬種數位化圖書。

透過集中和簡化管理電子資源內容,Alma在波士頓大學圖書館提高了效率並擴展了數位化服務的使用。圖書館可以將已經數位化的資料的紙本副本放到儲存空間,可使學校節省了金錢和資源。

Alma系統的開放性和彈性為圖書館提供了一種與一系列記錄進行互動,該記錄比過去更連貫,穩定且容易。此外,Alma強大的API一直是滿足波士頓大學數位圖書館員特定需求的重要因素,並提供了可自行定義搜索和記錄管理的工具。


數位圖書館的未來

隨著波士頓大學投入越來越多的預算在建置,維護和管理電子記錄時,Alma處理各種數位資產的穩定性對於成本效益極大化來說顯然是有利的。此外,它使波士頓大學在參與的開放內容聯盟成為更積極的貢獻者。

鑑於這種轉變,波士頓大學的數位圖書館員已經表示他們也考慮將目前所有遠端館藏遷移至Alma。便利、一致和易於使用的Alma開啟了譬如以本地取代第三方典藏的可能性,而不是持續在多個系統中工作。

展望未來,波士頓副館長Ammerman相信實體資源在大型研究圖書館裡將大幅減少。紙本資源正在快速數位化且隨著現代技術的發展,數位化媒體也在不斷擴大。這表明學術研究的重點將繼續轉向數位學術,重點放在數據探勘、分析和整合。Alma憑藉其集中化、可擴展性和彈性的資源管理功能,提供波士頓大學擁有應對這些學術標準變化的工具。