在第一篇深入探討中小型學術圖書館所面臨的挑戰的文章中，我們將探討館員編制少代表的意義，以及圖書館如何克服這樣的限制。一般來說，小型圖書館的館員還是需要提供與大型圖書館同僚相同的服務水準，但是在資源較少的情況下，對館員的要求增加，產生更多的壓力和緊張感。
身兼數職、無暇他顧
小型圖書館館員經常發現自己必須身兼數職，其中一些職責甚至不是館員的工作範圍。這些工作包括可能必須擔任圖書館館長、要編製預算、提供研究服務、進行版權管理等。除此之外，可能還被要求協調學生服務、和合作廠商談判、以及真正的活動規劃者、緊急救火隊、甚至團體中的啦啦隊長！這些工作在較大型的機構中都可能是一個獨立的職位來執行，其中一些工作甚至不是由圖書館來處理的。
對於某些圖書館員來說，尤其是那些依賴本地圖書館管理技術的圖書館員，他們的另一項責任是系統確實進行維護和升級。在實務中，他們在很大程度上依賴於內部或外部IT支持，他們必須要求然後進行協調。對於圖書館員而言，這相當於管理管理系統，而不是管理圖書館。
承擔著如此廣泛的任務的圖書館館員，通常會與其機構的管理階層、學生、教職員工建立緊密的連結。但不管時間有多長、關係有多好，這些連結極少能夠轉化為人力和物力的增加。
由於人力限制，很少有人能夠完成這麼多任務。因此，館員往往無法為學生和教師提供他們希望得到的支援。因此，可能根本不提供某些支援服務，也有可能無法及時有效地提供其他支援服務。相反的是，館員發現他們的注意力都被日常的管理和流通過程所佔據。
最後，實際上來說，減少圖書館館員的編制，意味著縮短圖書館的開放時間。儘管當前全球因疫情進行了管制，可能迫使許多規模各異的圖書館對進館和開放時間進行了限制，但隨著圖書館開始重新開放，小型學校中缺少可用的圖書館員將成為一個更大的問題。
在雲端已經準備好的解決方案
Ex Libris Alma是世界上唯一的統整的圖書館服務平台，是中小型圖書館解決因應人員名額限制所產生的挑戰的關鍵工具。
作為一個統整的雲端原生平台，Alma解除了對本地圖書館管理系統的維護和升級的負擔。由於無需本地的軟硬體設備，圖書館也就不需要定期讓IT團隊參與或是必須等待他們的支援。相反地，圖書館員可以將更多的時間用於為社區提供服務。
強大的Alma平台的另一個重點是它的集中性，它使圖書館工作人員可以專注於支援學生生活，學術教學和研究。Alma是個整合型的套件，用於紙本、電子和數位資源的綜合管理。透過一個單一的介面來管理館藏中的所有內容和服務流程，進而可以節省自己和讀者的時間和精力。
傳統上依賴手動操作的例行圖書館活動，透過Alma的點到點管理工作流程進行的全面自動化得到進一步簡化。除了節省時間外，這種自動化還消除了人為錯誤的風險，使一個人就能快速完成一系列任務，並確保所有圖書館活動被清晰記錄。Alma的自動化功能包括及時通知讀者和圖書館員有關所需資源的狀態，以及自動觸發對使用者的即時指導。
Alma的所有省時省力的創新對於幫助小型圖書館用較少的人完成較多的工作非常重要。當然，還有另一種克服人員編制挑戰的方法，那就是擴大可以調用的人力資源範圍。
Alma的集中化和基於雲端的技術也促進了館員之間，館員與讀者之間，與其他部門以及與外部網絡之間更好的溝通。此外，Alma可以輕鬆地與機構和第三方系統集成，從而簡化了許多常見的圖書館管理和學生支援流程。其中包括圖書館與研究辦公室進行與研究相關流程的合作、與教授合作建立課程列表，以及促進與對街或是世界另一端的其他圖書館合作。
小型圖書館可以採取另一個得以事半功倍的步驟是加入一個聯盟或虛擬的知識共享社區，例如Alma使用者的全球社區。數以百計的圖書館員，各種規模的機構和Ex Libris人員集思廣益，分享他們的經驗、最佳實務方法和專業知識，以幫助彼此實現目標。
解放圖書館員、建設更好的圖書館
Alma精確地提供了所需的基礎架構，工作流程和支援，以因應許多圖書館因人員編制有限而面臨的挑戰。Ex Libris服務平台使圖書館員免於不必要的負擔，提高了他們的能力，並為他們提供了擴大合作者範圍的工具。
在下一篇文章中，我們將從關注中小型圖書館中館員的角色，轉移到館藏和管理系統本身的角色。它們對學術圖書館具有至關重要的影響，並涉及到其使命的核心。
這篇文章是探討當今中小型學術圖書館面臨的典型挑戰，以及如何應對這些挑戰的系列文章的一部分。要閱讀和探索該系列中的更多部落格文章，請參閱：
第1部分：小圖書館的大挑戰
第3部分：找到事半功倍的工具用於館藏和管理
第4部分：集中，優化和削減成本
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